Privacy

Privacy Policy

De Stichting WinterTriathlonLeeuwarden (hierna kortweg te noemen de st. WTL) verzamelt voor een optimale deelname aan en beleving van onze wedstrijden persoonlijke gegevens van u.

We lichten hieronder toe hoe wij deze gegevens gebruiken.

Wie verwerkt uw gegevens?

De st.WTL is op ??-??-???? ingeschreven bij de KVK te Leeuwarden onder nummer 1234567; de stichting is verantwoordelijke voor het beheer van uw gegevens, is statutair gevestigd op het onderstaande adres en te bereiken op onderstaande manier:

Stichting WinterTriathlonLeeuwarden
Sulkystraat 2
9291 BR – Kollum
Email:         info@wintertriathlonleeuwarden.frl
Telefoon:    06-43878115

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens:

  1. Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u en met name om:
    1. uw inschrijvingen te beheren, uw betaling te ontvangen en u te voorzien van klantenondersteuning, o.a. klanten service communicatie te bezorgen (ook via e-mail of andere middelen) waaronder reservering bevestigingen, herinneringen aan events en eventuele toegankelijkheid vereisten en cashless betalingen te beheren;
    1. het verloop van het evenement te beheren, en o.a. om de lokalisatie van de deelnemers toe te laten en voor de veiligheid van het event;
    1. een klassement van de deelnemers op te stellen;
    1. foto’s, video’s en audiovisueel materiaal van het evenement te nemen;
    1. de publieke aankondiging van de deelnemers, het klassement en de foto’s, video’s of audiovisueel materiaal op de website van het evenement of andere media kanalen;
    1. een gepersonaliseerde webpagina voor u op te bouwen, met gegevens over uw deelname aan het evenement, dat u ook zichtbaar kan maken voor anderen, en om het gebruik van deze webpagina te monitoren.
  • Voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen:
    • Om u te informeren over onze andere evenementen en activiteiten die u zouden kunnen interesseren verzenden we nieuwsbrieven (u mag zich te allen tijde uitschrijven indien u deze informatie niet wenst te ontvangen) en maken we aangepaste doelgroepen voor Facebook advertenties;
    • Om foto’s en video’s waarop u staat afgebeeld te gebruiken voor sfeerbeelden, voor de promotie van het evenement en de volgende edities ervan (o.a. op sociale media’s);
    • Om u informatie te bezorgen over de diensten en producten van de partners en sponsors van het evenement waaraan u deelneemt;
    • Om marktonderzoek- en analyses te doen om onze producten en diensten te verbeteren en aan te passen;
    • Om onwettig gedrag te voorkomen of op te sporen, om onze wettelijke rechten te beschermen of te handhaven of in andere gevallen toegestaan door de wet;
    • Om een profiel voor u aan te maken om ons te helpen onze diensten aan u aan te passen.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om contact met onze deelnemers te houden en om onze evenementen te promoten.
Voor foto’s, video’s en audiovisueel materiaal die geen sfeerbeelden zijn en die duidelijk de bedoeling hebben om uw persoon als centrale figuur af te beelden en te promoten, zal uw toestemming worden gevraagd bij gebruik ervan voor promotiedoeleinden.

  • En desgevallend en enkel indien u hiermee heeft ingestemd:
    • Om uw gezondheidsgegevens te verwerken om gevolg te kunnen geven aan verzoeken in verband met toegankelijkheid vereisten of allergieën;
    • Om uw data te bezorgen aan de partners en sponsors waarmee wij samenwerken om hen toe te laten u informatie te bezorgen over hun diensten en producten;
    • Om uw gegevens aan partners door te geven, voor verder gebruik door hen (inclusief foto’s en ander audiovisueel materiaal waarop u centraal staat afgebeeld);

U heeft altijd het recht om uw toestemming hiervoor in te trekken.

Welke gegevens gebruiken wij?

Wij gebruiken de gegevens die u ons bezorgt bij de inschrijving, o.a.:

  • Volledige naam deelnemer / contactpersoon trio’s/teams
  • Volledige namen van de deelnemers van een trio/team
  • Geboortedatum (leeftijd)
  • Geslacht
  • Adres, Postcode, Woonplaats, Provincie, Nationaliteit (land)
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
  • Telefoonnummer voor dringende oproepen
  • Vereniging (indien lid van een vereniging)
  • Startnummer
  • Betalingsdetails
  • Informatie die u ons doorstuurt in het kader van uw communicatie met ons
  • Informatie die u ons doorstuurt voor de speaker tijdens het evenement

Naast deze gegevens gebruiken wij soms ook de volgende gegevens die u betreffen:

  • Foto’s, video’s en ander audiovisueel beeldmateriaal
  • Lokalisatie (track & trace) tijdens het evenement
  • Resultaten voor publicatie
  • Wanneer u een van onze events bijwoont, kunnen we uw gegevens verzamelen via (i) videobewakings camera’s (we gebruiken tekens waar dergelijke camera’s worden gebruikt), en, (ii) indien beschikbaar, via cashless betalings polsbandjes die kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot events en om ter plaatse aankopen te doen tijdens het event
  • Wanneer u onze websites of apps gebruikt, verzamelen we informatie zoals de browser en het apparaat dat u gebruikt, uw IP-adres, uw locatie, de site waar u vandaan komt, wat u wel en niet hebt gedaan met onze site/app, of de site die u bezoekt wanneer u ons verlaat
  • Wanneer u gebruikmaakt van een social media-functie binnen onze website of apps, en u post op social media, zal de social media-site ons enige informatie over u verstrekken
  • Als u toegankelijkheids vereisten hebt, willen we er zeker van zijn dat u de beste ervaring hebt met het bijwonen van events. Om dit te doen, moeten we gegevens van uw behoeften (die kunnen inhouden dat u informatie over uw geestelijke of lichamelijke gezondheid verschaft) te verzamelen.
  • In de weinige gevallen waarin we persoonlijke informatie van kinderen verzamelen, vragen we altijd toestemming aan de ouders en zullen we dergelijke informatie altijd uitsluitend verzamelen voor de doeleinden die zijn gespecificeerd op het moment dat we deze verzamelen

Hoe lang worden deze gegevens bewaard en uw informatie onderhouden?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig (i) om u de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen, (ii) voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven en (iii) voor de wettelijke doeleinden waarvoor wij verplicht zijn de informatie te bewaren.

Indien wij beelden van veiligheidscamera’s verzamelen, bewaren wij die maximaal één maand na het evenement. Uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres en evenement waarvoor u zich heeft ingeschreven) worden bewaard voor onbepaalde duur om u te kunnen informeren over de andere evenementen. U heeft altijd het recht om te vragen geen informatie meer te ontvangen en uw contactgegevens zullen dan worden gewist. Bij uitzondering zullen de foto’s en ander audiovisueel beeldmateriaal voor promotionele doeleinden en sfeerbeelden kunnen worden gebruikt voor onbepaalde duur.

Wij zullen uw gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden, in overeenstemming met ons bedrijfsbeleid.

Met wie delen wij uw gegevens en waarom?

Wij doen een beroep op derden, onderaannemers, externe dienstverleners, andere instanties en bedrijven die gespecialiseerd zijn in bepaalde taken:

  • Tijdsmeting, inschrijvingen, opstellen van klassement, nemen van foto’s, technische ondersteuning, marketing, rapportage, aanbieden van VIP en hospitality pakketten, enz.
  • Cloud computing providers, die de IT-infrastructuur leveren waarop onze producten en systemen zijn gebouwd
  • Onze medepromotors en event partner die specifieke diensten organiseren of leveren bij een event
  • Derden die door u ingekochte goederen en diensten leveren (bijv. merchandise) zodat zij uw bestellingen kunnen verwerken en uitvoeren
  • Elke opvolger van ons gehele bedrijf of een deel ervan

Met deze derden hebben wij de nodige afspraken gemaakt: zij zullen uw gegevens enkel verwerken voor de uitvoering van hun overeenkomst met ons.

Wij geven uw gegevens niet aan derden door, behalve:

  • Overheidsinstellingen of andere bevoegde instanties waar dit wettelijk is toegestaan of vereist of voor medische of veiligheidsredenen (bijvoorbeeld indien u zich tijdens het evenement onwel zou voelen)
  • Voor publicatie van uw deelname, uw resultaten en foto’s, video’s of ander audiovisueel materiaal in de diverse communicatiekanalen van het evenement
  • Indien u daarmee heeft ingestemd

Uw deelname en het klassement met uw resultaten wordt meegedeeld aan het publiek (ook de media) alsook promotiebeelden en sfeerbeelden waaronder foto’s en ander audiovisueel materiaal.

Uw rechten!

U heeft het recht op inzage en correctie van uw persoonsgegevens.

U heeft ook het recht om zich in bepaalde omstandigheden te verzetten tegen het gebruik ervan of om de schrapping en het wissen van uw persoonsgegevens te vragen, evenals het recht om een beperking van de verwerking te verzoeken, alsook het recht om de overdracht van uw gegevens te vragen, zoals voorzien in de artikelen 15 tot 20 AVG (Algemene Verordening Gegevensverwerking).

U heeft ook het recht om zich kosteloos te verzetten tegen het gebruik ervan voor direct marketingdoeleinden.

Om uw rechten uit te oefenen stuur een e-mail naar info@wintertriathlonleeuwarden.frl met aanduiding van uw volledige naam en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.

Wij maken u erop attent dat sommige Persoonsgegevens uitgesloten kunnen zijn van het recht op toegang, correctie, bezwaar, vernietiging of verwijdering, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Publicatie van deelname en resultaten.

Het opstellen van een deelnemerslijst en een klassement van de deelnemers is inherent aan een competitie zoals dit evenement. Het maakt dus deel uit van de overeenkomst omtrent de deelname aan het evenement.

De resultaten worden gepubliceerd op de website van het evenement, als ook op de website van Mylaps.com  en op andere websites of in andere media.

Verzoeken om uit de resultatenlijst te worden geschrapt zullen dus niet ingewilligd worden indien dit de resultaten zouden beïnvloeden!

Professionelen, semi-professionelen en personen die een prijs of medaille hebben gewonnen tijdens het evenement hebben geen recht om uit de resultatenlijst te worden geschrapt. De andere deelnemers kunnen een verzoek richten tot wissen van hun deelnemersnummer, hun totale naam, alsook hun leeftijd, zodat hun identificatie achteraf niet mogelijk is. Dat verzoek kan worden gericht aan info@wintertriathlonleeuwarden.frl met vermelding van het evenement, van hun totale naam; een bewijs van identiteit kan worden gevraagd.

Gebruik van foto’s en video’s.

Tijdens het evenement worden mogelijks foto’s, video’s en ander audiovisueel materiaal genomen.

Het evenement vindt plaats op een publiek toegankelijke plaats. Door uw deelname aan een publiek evenement aanvaardt u dat er foto’s en ander audiovisueel materiaal van het evenement worden genomen waarop u zichtbaar bent, maar waarbij het beeldmateriaal niet rond uw persoon als centrale figuur wordt opgebouwd. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van dergelijke foto’s en audiovisueel materiaal voor promotie en beleving van onze evenementen.

Er worden mogelijks ook foto’s en audiovisueel materiaal genomen, waarop u als centrale figuur wordt afgebeeld. Wij hebben een rechtmatig belang om gebruik te maken van deze foto’s en ’audiovisueel materiaal in brochures, op affiches en algemeen marketing materiaal en op de website van het evenement voor de promotie en sfeerbeleving van het evenement en van de volgende edities hiervan.

U heeft het recht om het wissen van deze foto’s te vragen tot 6 weken na het evenement. Daarvoor mag u een e-mail sturen naar

info@wintertriathlonleeuwarden.frl met aanduiding van uw totale naam, en de naam van het evenement waaraan u heeft deelgenomen en aanduiding van de betrokken foto of video. Een bewijs van uw identiteit kan worden gevraagd.

Foto’s of audiovisueel materiaal worden niet aan partners of sponsors overgemaakt, tenzij u hiermee heeft ingestemd.

Klachten.

Als u vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan willen wij proberen u te helpen.

U kunt daarvoor contact met ons opnemen via info@wintertriathlonleeuwarden.frl.

Als u daarna meent dat het probleem niet is opgelost, dan biedt de wetgeving u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Update.

Deze privacy policy werd laatst geactualiseerd op 13 november 2020. Wij passen de privacy policy geregeld aan in het kader van de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Nieuwe updates zijn steeds beschikbaar op de website van www.wintertriathlonleeuwarden.frl.

© Copyright 2020 | Christiaan Valk